Krajowy System e-Faktur w Vectrze

Wszystkie informacje dotyczące KSeF znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów.

Ministerstwo przygotowało cztery części Podręcznika KSeF:

1. Rozpoczęcie korzystania z KSeF - pobierz PDF

2. Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF - pobierz PDF

3. Dodatkowe funkcjonalności KSeF - pobierz PDF

4. KSeF w JST i GV. Pozostałe modele uprawnień - pobierz PDF

Tak. Vectra jest dużym podatnikiem VAT i od 1 lutego 2026 r. musi wystawiać w KSeF faktury dla klientów - Przedsiębiorców. Jeśli mamy w systemie Twój NIP, faktura od Vectry będzie dla Ciebie dostępna w KSeF.

• od 1 lutego 2026 r – duży podatnik (podmiot, którego obrót w 2025 roku przekroczył 200 mln zł),

• od 1 kwietnia 2026 r – małe i średnie przedsiębiorstwa,

• od 1 stycznia 2027 r – podatnicy o najniższych obrotach, które nie przekraczają 10 tys. zł miesięcznie.

Od 1 lutego 2026 r. wszystkie faktury dla przedsiębiorców będą dostępne tylko w KSeF w formie elektronicznej. Wyklucza to wystawienie dokumentu w formie papierowej.

Nie, wizualizację udostępniamy tylko w formie elektronicznej w Strefie Klienta. Pamiętaj jednak, że wizualizacja faktury, którą Ci przekażemy nie będzie fakturą. Fakturę możesz pobrać tylko z KSeF. Wizualizacja faktury będzie bardzo podobna do faktury od Vectry, którą do tej pory otrzymywałeś. Dzięki temu łatwiej będzie Ci przestawić się na faktury z KSeF. Dodatkowo na wizualizacji faktury pojawią się:

• numer faktury KSeF (nr Identyfikacyjny KSeF)

• Kod QR, prowadzący do faktury KSeF

Nie ma możliwości otrzymania duplikatu faktury wysłanej do KSeF. Fakturę wysłaną do KSeF uznaje się za dostarczoną. Dodatkowo w Strefie Klienta możesz zobaczyć wizualizację Twojej faktury, Faktura dostępna w KSeF zawsze pozostaje do Twojej dyspozycji – nie ma ryzyka jej utraty.

Nie musisz podpisywać aneksu do umowy. Zmienia się jedynie sposób wystawiania faktury.

Do Twojego konta w Vectrze dopisany jest NIP. To jest dla nas wiążąca informacja, że jesteś Przedsiębiorcą. Dlatego Twoja faktura została przekazana do KSeF. Jeżeli zawiesiłeś lub zamknąłeś działalność i nie chcesz, żeby faktury były wysyłane do KSeF, możesz usunąć NIP z Twojego konta. Dzięki temu będziesz otrzymywać faktury tak, jak do tej pory. Aby to zrobić, skontaktuj się z nami.

• Nie podałeś nam numeru NIP lub podany numer jest nieprawidłowy – w takiej sytuacji faktura nie trafi do KSeF. Możesz zaktualizować dane i kolejną fakturę wystawimy w KSeF. Aby to zrobić, skontaktuj się z nami.

• NIP jest poprawny – system KSeF mógł jeszcze nie przetworzyć dokumentu. W takiej sytuacji ponownie wysyłamy fakturę do KSeF. Jeśli mimo to faktura wciąż się nie pojawia, może to być związane z chwilową niedostępnością po stronie KSeF lub opóźnieniem.

Prawdopodobnie nie uzupełniłeś relacji nabywca-odbiorca, która jest wymagana dla jednostek samorządu terytorialnego oraz Grup VAT. Kiedy uzupełnisz dane, Twoje faktury będą kierowane do KSeF. Aby to zrobić, skontaktuj się z nami.

Faktury z systemu KSeF będą wyglądały inaczej niż te, które dotychczas dostawałeś od Vectry. Od Vectry otrzymasz wizualizację faktury, która będzie się niewiele różnić od dotychczasowej faktury. Dzięki temu będziesz mógł porównać dane i powiązać je z nową fakturą w KSeF.Dodatkowo na wizualizacji znajdziesz kod QR, który przekieruje Cię bezpośrednio do oryginału faktury w KSeF.

Od 1 lutego 2026 r. Twoje faktury są wystawiane w Krajowym Systemie e Faktur (KSeF) i nie musisz podpisywać odrębnego aneksu do umowy z Vectrą. Obowiązek korzystania z KSeF wynika z ustawy i ma pierwszeństwo przed zapisami umownymi. Przepisy ustawy automatycznie określają sposób wystawiania i przekazywania faktur, dlatego nie ma potrzeby wprowadzania dodatkowych zapisów w umowie.

Od 1 lutego 2026 r. nota korygująca nie jest już stosowana. Wszystkie zmiany danych na fakturze wykonywane są wyłącznie poprzez fakturę korygującą. Jej oryginał znajduje się w KSeF. Dlatego nie odesłaliśmy Ci noty korygującej.

Oryginał faktury dostępny jest tylko w KSeF. Jeśli dane do faktury zostaną zaakceptowane przez Ministerstwo Finansów, będziemy mogli wystawić wizualizację Twojej faktury od Vectry. Znajdziesz na niej kod QR, który przekieruje Cię bezpośrednio do oryginału faktury w KSeF.

Termin płatności się nie zmienia. Jest to ten sam termin, który został podany na oryginale faktury z KSeF.

Od 1 lutego 2026 r. nie jest to obowiązkowe, ale zalecane. Natomiast od 1 lutego 2027 r. podawanie numeru identyfikacyjnego KSeF w płatności będzie obowiązkowe.

Nasza rada: już teraz wpisuj numer identyfikacyjny KSeF, jako tytuł Twojej płatności. Jeśli otrzymujesz kilka faktur od tego samego dostawcy, możesz je wszystkie opłacić jednym przelewem. Wygeneruj zbiorczy identyfikator płatności w aplikacji podatnika lub w KSeF i w tytule płatności wpisz numer identyfikacyjny KSeF.

Możesz zaktualizować Twoje dane tak samo, jak do tej pory. Aby to zrobić, skontaktuj się z nami.

Jednak nawet jeśli na fakturze są nieaktualne dane, powinieneś opłacić należność, zgodnie z terminem wskazanym na fakturze.

Każdy oddział musi posiadać swój identyfikator w postaci ID wew, o którego nadanie musi wystąpić do Urzędu Skarbowego jednostka nadrzędna. Na tej podstawie faktura dla poszczególnego oddziału zostanie przekazana do KSeF.

Nie musisz nam tego zgłaszać. Dane faktur przekazujemy do KSeF automatycznie. Wystarczy, że mamy w systemie Twój NIP.

Jeśli nie podałeś nam NIP, możesz zaktualizować dane i kolejną fakturę wystawimy w KSeF. Aby to zrobić, skontaktuj się z nami