Ochrona Sygnalistów

PROCEDURA, stanowiąca załącznik nr 1 do POROZUMIENIA W SPRAWIE USTALENIE WSPÓLNEJ PROCEDURY ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH SYGNALISTÓW
vectra-logo Grupa VECTRA 1/20
Procedura zgłoszeń wewnętrznych GKV
Wersja 1.0
Właściciel procedury: Kierownik Działu Compliance
Departament Bezpieczeństwa, Compliance i Ochrony Informacji 		2024-09-12

Procedura obowiązuje w następujących Spółkach Grupy VECTRA:

  • VECTRA S.A.
  • Multimedia Polska Sp. z o.o.
  • IT VECTRA S.A. Sp. k.
  • VECTRA Operations Sp. z o.o.
  • VECTRA Networks Sp. z o.o.
  • VECTRA Serwis Sp. z o.o.
  • SGT Sp. z o.o.
  • POLTV Multimedia Sp. z o.o.
  • Proexe Sp. z o.o.
  • Virtual Operator Sp. z o.o.

Spis treści


I. Cel procedury

Celem niniejszej procedury jest:

  1. Stworzenie w ramach Grupy Kapitałowej Vectra ujednoliconej kompleksowej regulacji umożliwiającej dokonywanie zgłoszeń naruszeń prawa przez osoby fizyczne pozostające w relacji zawodowej z którąkolwiek ze Spółek wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Vectra objętych niniejszą procedurą, w tym: pracowników, osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, osoby prowadzące działalność na własny rachunek, akcjonariuszy, osoby będące członkami organu administrującego, zarządzającego lub nadzorczego przedsiębiorstwa, wolontariuszy, stażystów i osoby poszukujące pracy, a także osoby pracujące pod kierownictwem dostawców i podwykonawców;
  2. Zapewnienie odpowiedniej ochrony przed działaniami odwetowymi wobec osób dokonujących zgłoszenia naruszeń oraz osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia i powiązanych z osobą dokonującą zgłoszenia;
  3. Promowanie i monitorowanie przestrzegania prawa, regulacji i zasad polityki wewnętrznej oraz standardów etycznych obowiązujących w Spółkach z GKV objętych niniejszą procedurą.

II. Wykaz podstawowych pojęć

  1. Porozumienie - porozumienie zawarte pomiędzy Spółkami z GKV w sprawie ustalenia wspólnej procedury zgłoszeń wewnętrznych;
  2. Procedura - procedura wewnętrznych zgłoszeń Naruszeń, wspólna dla Spółek wchodzących w skład GKV wprowadzona i zatwierdzona na podstawie Porozumienia;
  3. Grupa Kapitałowa Vectra (GKV) - grupa kapitałowa w rozumieniu art. 4 pkt 14 ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 594) w skład której wchodzą Spółki które obejmuje Procedura;
  4. Spółka - podmiot prawny wchodzący w skład GKV, którego dotyczy Procedura, z którym Zgłaszającego łączy relacja zawodowa. Administrator danych osobowych zgromadzonych w Rejestrze Zgłoszeń;
  5. Pełnomocnik - osoba upoważniona do przyjmowania w imieniu każdej ze Spółek Zgłoszeń, potwierdzania przyjęcia Zgłoszenia, przekazywania Informacji zwrotnej Zgłaszającemu oraz prowadzenia Rejestru Zgłoszeń z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność tych czynności z Ustawą;
  6. Zespół Ekspercki – powołany na mocy Porozumienia zespół składający się z zatrudnionych w GKV osób posiadających kompetencje, odpowiednią wiedzę i doświadczenie w obszarach objętych Rozdz. III ust.1 Procedury, które gwarantują efektywne przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego i następczego w ramach Komisji Wyjaśniających tworzonych dla rozpatrzenia Zgłoszeń zgodnie z Procedurą;
  7. Komisja Wyjaśniająca – organ kolegialny powołany do podejmowania Działań Następczych w związku z przyjętym Zgłoszeniem; powoływany i działający według zasad określonych w Procedurze dla postępowania wyjaśniającego;
  8. Ustawa - Ustawa o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928 z dnia 2024.06.24);
  9. Działanie Następcze - działania podjęte przez Spółkę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu oraz w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem Zgłoszenia, w tym poprzez takie działania jak: postępowanie wyjaśniające w ramach Procedury, wszczęcie kontroli, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków finansowych;
  10. Działanie Odwetowe - bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane Zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Zgłaszającemu, w tym niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko Zgłaszającemu;
  11. Informacja zwrotna - przekazanie Zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych Działań Następczych i powodów takich działań w związku ze Zgłoszeniem;
  12. Kontekst związany z pracą - przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na rzecz Spółki (relacja zawodowa), w ramach których uzyskano informację o Naruszeniu oraz istnieje możliwość doświadczenia Działań Odwetowych;
  13. Naruszenie/Informacja o naruszeniu prawa - uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
  14. Zgłaszający (Sygnalista) – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat Naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą wskazany w Rozdz. III ust.2;
  15. Osoba, której dotyczy Zgłoszenie - to osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której Ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w Zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana;
  16. Osoba pomagająca w dokonaniu Zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga Zgłaszającemu w Zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
  17. Osoba powiązana ze Zgłaszającym - osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, w tym współpracownika lub członka rodziny Zgłaszającego;
  18. Zgłoszenie - przekazanie Spółce przez Zgłaszającego Informacji o Naruszeniu;
  19. Zgłoszenie zewnętrzne - ustne lub pisemne przekazanie przez Zgłaszającego informacji o naruszeniu prawa organowi publicznemu.

III. Zakres podmiotowy i przedmiotowy Procedury

  1. Procedurę stosuje się do wszelkich przypadków działania lub zaniechania niezgodnego z prawem lub mającego na celu obejście prawa, dotyczące:
    1. korupcji;
    2. zamówień publicznych;
    3. usług, produktów i rynków finansowych;
    4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
    5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
    6. bezpieczeństwa transportu;
    7. ochrony środowiska;
    8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
    9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
    10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
    11. zdrowia publicznego;
    12. ochrony konsumentów;
    13. ochrony prywatności i danych osobowych;
    14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
    15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
    16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
    17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt. 1-16;
    18. regulacji wewnętrznych i standardów etycznych obowiązujących w GKV.
  2. Zgłaszającym może być, związany relacją zawodową ze Spółką:
    1. pracownik;
    2. pracownik tymczasowy;
    3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
    4. przedsiębiorca;
    5. prokurent;
    6. akcjonariusz lub wspólnik;
    7. członek organu każdej ze Spółek;
    8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy Spółki;
    9. stażysta;
    10. wolontariusz;
    11. praktykant;
    12. funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
    13. żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).
  3. Postanowienia Procedury obejmują także:
    1. osoby, które pomagają w dokonaniu Zgłoszeń;
    2. osoby, które są powiązane ze Zgłaszającymi, które mogą doświadczyć Działań Odwetowych w kontekście związanym z pracą, takich jak współpracownicy lub krewni Zgłaszających.
  4. Procedura nie obejmuje zgłoszeń anonimowych.
  5. Procedurę stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ust.2, w przypadku zgłoszenia Informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą, przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu lub gdy taki stosunek już ustał.

IV. Zasady dokonywania Zgłoszeń

  1. Zgłoszenia wewnętrzne mogą być dokonywane wyłącznie na zasadach przewidzianych w Procedurze.
  2. Zgłoszenia wewnętrzne mogą być dokonywane za pomocą elektronicznego formularza w aplikacji SygnaApp dostępnej pod adresem: https://sygnaapp.pl/system-zgloszen-wewnetrznych/vectra-s-a/
  3. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
    1. dane Zgłaszającego, w tym dane kontaktowe;
    2. datę oraz miejsce wystąpienia Naruszenia;
    3. szczegółowy opis zgłaszanego Naruszenia;
    4. dane osoby lub osób, których dotyczy Zgłoszenie;
    5. jeżeli ma zastosowanie, dane innych osób mających wiedzę na temat Naruszenia (świadkowie, osoby pokrzywdzone itp.), w tym ich dane kontaktowe;
    6. jeżeli ma zastosowanie, dane osób powiązanych ze Zgłaszającym;
    7. wskazanie dowodów potwierdzających naruszenie przepisów lub wewnętrznych procedur (wszelkie dokumenty w dowolnym formacie) lub dodatkowych informacji uprawdopodabniających wystąpienie naruszenia lub uzasadniających jego podejrzenie lub mogące ułatwić wyjaśnienie zgłoszenia.
  4. Zgłoszenie dokonane w inny sposób, niż zostało to określone powyżej nie będzie rozpatrywane w trybie przewidzianym w Procedurze.

V. Informacje zwrotne

  1. Po otrzymaniu Zgłoszenia na zasadach określonych w Rozdz. IV Procedury, Zgłaszający będzie informowany przez Pełnomocnika o:
    1. przyjęciu Zgłoszenia do dalszego rozpatrywania lub jego odrzuceniu w terminie nie przekraczającym 7 dni od dnia otrzymania Zgłoszenia (wraz z klauzulą informacyjną zgodnie z Załącznikiem nr 3 do Procedury);
    2. wynikach postępowania, tj. stwierdzeniu lub braku stwierdzenia naruszenia prawa i podjętych Działaniach Następczych w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia otrzymania Zgłoszenia.
  2. Jeżeli Zgłoszenie zostało odrzucone, Pełnomocnik w informacji zwrotnej przedstawia powód odrzucenia Zgłoszenia.
  3. W przypadku, gdy nie dokonano potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia, wyżej wskazany 3 (trzy) miesięczny termin na przekazanie informacji dot. wyników postępowania, o którym mowa w ust.1 pkt.1 liczy się od upływu 7 dni od dokonania Zgłoszenia.
  4. W przypadku braku możliwości skontaktowania się ze Zgłaszającym z powodów nie leżących po stronie Spółki, odstępuje się od obowiązku przesyłania informacji zwrotnych, odnotowując ten fakt w Rejestrze Zgłoszeń.

VI. Poufność informacji i ochrona danych osobowych

  1. Spółka zapewnia adekwatne środki techniczne oraz organizacyjne zapewniające poufność tożsamości Zgłaszającego, osoby której zgłoszenie dotyczy, a także innych osób wskazanych w Zgłoszeniu lub których dane osobowe zostały uzyskane w prowadzonym postępowaniu wyjaśniającym, w szczególności osób pomagających w Zgłoszeniu, świadków Naruszenia, Osób powiązanych ze Zgłaszającym.
  2. Poufnością objęte są także informacje uzyskane w procesie obsługi Zgłoszenia, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość osób wskazanych w ust.1 powyżej.
  3. Zarząd Spółki udziela dostępu do danych osobowych oraz informacji wskazanych w Zgłoszeniu wyłącznie osobom, które zostały do ich przetwarzania upoważnione, w zakresie niezbędnym do realizacji zadań związanych z obsługą Zgłoszeń oraz podejmowania Działań Następczych.
  4. Wszelkie dane pozwalające zidentyfikować Zgłaszającego mogą zostać ujawnione wyłącznie na podstawie jego uprzedniej wyraźnej zgody.
  5. Spółka może ujawnić dane Zgłaszającego bez wyraźnej zgody w przypadku ujawnienia ich właściwym organom publicznym lub sądom, kiedy ujawnienie tych danych jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez te organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub sądowych, w tym w celu zagwarantowania praw przysługujących osobie, której dotyczy Zgłoszenie.
  6. Naruszenie obowiązku zachowania poufności może skutkować wszczęciem postępowania prawno-dyscyplinarnego wobec osoby, która dopuściła się tego naruszenia.

VII. Sposób rozpatrywania Zgłoszeń

  1. Po otrzymaniu Zgłoszenia Pełnomocnik przeprowadza wstępną weryfikację Zgłoszenia w następującym zakresie:
    1. czy Zgłoszenie zostało dokonane przez osobę, która uzyskała informację na temat Naruszenia w kontekście związanym z pracą;
    2. czy Zgłoszenie zawiera informacje umożliwiające ustalenie tożsamości Zgłaszającego;
    3. czy Zgłoszenie może dotyczyć co najmniej jednego z Naruszeń określonych w Rozdz. III ust.1 Procedury;
    4. czy Zgłoszenie zawiera niezbędne informacje do jego rozpatrzenia.
  2. Po dokonaniu wstępnej weryfikacji Pełnomocnik przesyła, w terminie nie przekraczającym 7 dni od dnia otrzymania Zgłoszenia, Informację zwrotną dotyczącą przyjęcia lub odrzucenia Zgłoszenia.
  3. Jeżeli wstępna weryfikacja Zgłoszenia, o której mowa w ust.1, nie wykaże żadnych braków formalnych, Pełnomocnik przekazuje Zgłoszenie do dalszego rozpatrzenia na zasadach określonych w Procedurze.

VIII. Komisja Wyjaśniająca

  1. Na mocy Porozumienia Spółki powołały Zespół Ekspercki, z którego grona będzie wybierany skład każdej Komisji Wyjaśniającej.
  2. Pełnomocnik ma uprawnienie do tworzenia każdorazowo Komisji Wyjaśniającej dedykowanej dla danego zgłoszonego Naruszenia. Komisja ta składać się będzie z co najmniej 3 osób wybranych spośród członków Zespołu Eksperckiego.
  3. Jeżeli okoliczności Zgłoszenia będą tego wymagały, skład Komisji może zostać zmieniony lub rozszerzony o osoby, w tym zewnętrznych ekspertów spoza Zespołu Eksperckiego, których obecność w Komisji Wyjaśniającej jest niezbędna do dokonania prawidłowej oceny Naruszenia oraz podjęcia odpowiednich Działań Następczych.
  4. Członkiem Komisji Wyjaśniającej nie powinny być osoby będące bezpośrednim przełożonym osoby dokonującej zgłoszenie lub osoby wskazanej jako sprawcy naruszenia.
  5. Pełnomocnik przed powołaniem członków Komisji z Zespołu Eksperckiego, upewnia się co do ich obiektywności i bezstronności w odniesieniu do przyjętego Zgłoszenia.
  6. Przed dopuszczeniem do udziału w pracach Komisji powołany Członek Komisji podpisuje oświadczenie o swojej bezstronności, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku do niniejszej procedury.
  7. W przypadku powzięcia informacji, iż w trakcie prowadzonego postępowania istnieją jakiekolwiek okoliczności mogące budzić uzasadnione wątpliwości co do obiektywności i bezstronności członka Komisji Wyjaśniającej, członek taki jest niezwłocznie wyłączany przez Pełnomocnika z dalszego uczestnictwa w prowadzonym postępowaniu. Fakt ten powinien być odnotowany wraz ze wskazaniem przyczyn odsunięcia w dokumentacji dotyczącej prowadzonego postępowania.
  8. W przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa powyżej, Pełnomocnik wyznacza innego członka Komisji Wyjaśniającej z Zespołu Eksperckiego.

IX. Postępowania wyjaśniające i Działania Następcze

  1. Komisja Wyjaśniająca dokonuje czynności mające na celu zapoznanie się z treścią Zgłoszenia.
  2. W przypadku stwierdzenia, iż podane informacje mogą być niewystarczające do rozpatrzenia zasadności Zgłoszenia, Komisja Wyjaśniająca (także za pośrednictwem Pełnomocnika) może skontaktować się ze Zgłaszającym, celem uzupełnienia informacji.
  3. W przypadku, gdy informacje są wystarczające do dalszej oceny zgłoszenia, Komisja Wyjaśniająca podejmuje czynności wyjaśniające mające na celu ustalenie rzeczywistych okoliczności Naruszenia oraz podejmuje stosowne Działania Następcze.
  4. Pełnomocnik przekazuje osobie wskazanej w zgłoszeniu naruszenia prawa klauzulę informacyjną zgodnie z Załącznikiem nr 4 do niniejszej procedury, chyba że zgodnie z art. 14 ust. 5 pkt b) RODO udzielenie takich informacji może uniemożliwić lub poważnie utrudnić realizację celów przetwarzania.
  5. Jeżeli to konieczne, Komisja Wyjaśniająca za pośrednictwem Pełnomocnika może:
    1. zwracać się do Zgłaszającego o udzielenie dodatkowych informacji lub dostarczenie dodatkowych dowodów potwierdzających zdarzenie będące przedmiotem Zgłoszenia;
    2. zwracać się do innych osób mogących mieć wiedzę na temat zdarzenia będącego przedmiotem Zgłoszenia o udzielenie dodatkowych informacji;
    3. zwracać się do osób wskazanych jako sprawcy zdarzenia będącego przedmiotem Zgłoszenia o udzielenie dodatkowych informacji.
  6. Wszelkie działania mające na celu uzyskanie dodatkowych informacji od osób wskazanych w ust. 4 Komisja Wyjaśniająca oraz Pełnomocnik przeprowadzają w sposób zapewniający spełnienie wymogu poufności, wskazanego w Procedurze.
  7. Komisja Wyjaśniająca odstępuje od postępowania wyjaśniającego, gdy podane w Zgłoszeniu informacje są niewystarczające i nie udało się uzyskać od Zgłaszającego dodatkowych informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.
  8. Jeżeli Komisja Wyjaśniająca w trakcie prowadzonych czynności potwierdzi zasadność Zgłoszenia, wydaje rekomendacje dotyczące Działań Następczych lub zapobiegawczych mających na celu naprawienie istniejącej sytuacji będącej przedmiotem Zgłoszenia i/lub podjęcia działań eliminujących podobne zdarzenia w przyszłości. Działania te mogą polegać w szczególności na:
    1. wszczęciu postępowania dyscyplinarnego względem osób, które dopuściły się naruszenia, zgodnie z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi;
    2. modyfikacji lub uzupełnieniu istniejących procedur w celu uniknięcia w przyszłości podobnych naruszeń, wzmocnienie kontroli oraz poprawę systemów prewencji;
    3. dodatkowych działaniach edukacyjnych oraz szkoleniowych wprowadzonych w celu zwiększenia świadomości osób związanych zawodowo ze Spółką w obszarze identyfikacji i zapobiegania naruszeniom;
    4. zmianie częstotliwości audytów obszaru, którego przedmiotowo dotyczyło Zgłoszenie w celu monitorowania skuteczności wdrożonych Działań Następczych;
    5. zmianach strukturalnych i przesunięciach kompetencji mających na celu zapewnienie efektywnego zarządzania obszarami, których przedmiotowo dotyczyły Zgłoszenia oraz ciągłe doskonalenie organizacji w celu minimalizacji ryzyka i zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami, standardami, itp.;
    6. podjęciu odpowiednich środków prawnych (w zależności od charakteru zdarzenia i jego kontekstu), w tym na ewentualnych działaniach procesowych, zapewniających skuteczną ochronę praw i interesów Spółki.
  9. W przypadku, gdy proponowane Działania Następcze wymagają zatwierdzenia przez Zarząd Spółki, Pełnomocnik przedstawia Zarządowi do akceptacji kompleksowy plan Działań Następczych. Przedstawienie planu Działań Następczych odbywa się z zachowaniem pełnej poufności zgodnie z wymogami określonymi w niniejszej procedurze.
  10. Zarząd Spółki dokonuje dokładnej oceny przedstawionego planu Działań Następczych. W oparciu o analizę, Zarząd podejmuje decyzję o akceptacji, odrzuceniu lub modyfikacji planu Działań Następczych.

X. Dokumentowanie postępowania

  1. Działania Komisji Wyjaśniającej powinny być udokumentowane. W szczególności dokumentacja powinna obejmować:
    1. korespondencję elektroniczną;
    2. notatki, np. ze spotkań Komisji, z przeprowadzonych rozmów;
    3. raporty;
    4. ewidencje;
    5. dokumentację zdjęciową.
  2. Komisja Wyjaśniająca zobligowana jest także do sporządzenia protokołu zawierającego w szczególności:
    1. szczegółowy opis naruszenia;
    2. wskazanie przepisów, norm lub standardów, które zostały naruszone;
    3. opis przeprowadzonych czynności wyjaśniających;
    4. plan Działań następczych wraz ze wskazaniem terminu ich realizacji oraz osób lub działów Spółki odpowiedzialnych za ich wykonanie.
  3. Protokół wraz ze zgromadzoną dokumentacją w sprawie, sporządzone w formie pisemnej lub dokumentowej, przechowywane są przez Pełnomocnika przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania Następcze w związku z przyjętym Zgłoszeniem lub zakończono postępowania zainicjowane tymi działaniami.
  4. Akta sprawy przechowywane są z uwzględnieniem środków technicznych i organizacyjnych zapewniających poufność, integralność i dostępność informacji w niej zawartych.

XI. Rejestr Zgłoszeń

  1. Każde Zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego.
  2. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie rejestru jest Pełnomocnik.
  3. W Rejestrze Zgłoszeń gromadzi się w szczególności następujące dane:
    1. unikalny numer sprawy;
    2. przedmiot naruszenia;
    3. dane osobowe Zgłaszającego oraz osoby, której zgłoszenie dotyczy;
    4. adres do kontaktu Zgłaszającego;
    5. datę dokonania Zgłoszenia;
    6. informację o podjętych Działaniach Następczych;
    7. datę zakończenia sprawy.
  4. Rejestr Zgłoszeń jest prowadzony w formie elektronicznej odrębnie dla każdej Spółki.
  5. Rejestr Zgłoszeń przechowywany jest w sposób gwarantujący zachowanie poufności, integralności i dostępności informacji w nim zawartych.
  6. Pełnomocnik dokonuje wpisów w Rejestrze w sposób rzetelny, odzwierciedlający faktyczny przebieg czynności podjętych w związku z przyjętym Zgłoszeniem.
  7. Dane zawarte w Rejestrze Zgłoszeń dotyczące danego Zgłoszenia przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania Następcze w związku z przyjętym Zgłoszeniem lub zakończono postępowania zainicjowane tymi działaniami.

XII. Ochrona przed Działaniami Odwetowymi

  1. Spółka podejmuje działania mające na celu ochronę Zgłaszającego, osób pomagających w Zgłoszeniu i osób związanych ze Zgłaszającym przed działaniami odwetowymi, w tym gróźb lub prób podejmowania działań o charakterze represyjnym.
  2. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:
    1. odmowie nawiązania stosunku pracy;
    2. wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
    3. niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy Zgłaszający miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
    4. obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
    5. wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
    6. pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
    7. przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
    8. zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
    9. przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków Zgłaszającego;
    10. niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
    11. negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
    12. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
    13. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
    14. mobbingu;
    15. dyskryminacji;
    16. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
    17. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
    18. nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
    19. działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
    20. spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
    21. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Zgłaszającego.
  3. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, dokonanie Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:
    1. wypowiedzenie umowy, której stroną jest Zgłaszający, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
    2. nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności: zezwolenia lub ulgi.
  4. Osoby objęte ochroną, które doświadczą jakichkolwiek form Działania Odwetowego w związku z dokonanym Zgłoszeniem, mogą zgłosić ww. Działania Odwetowe w analogiczny sposób tj. jako Naruszenie.
  5. W przypadku stwierdzenia podjęcia Działań Odwetowych w związku ze zgłoszonym naruszeniem względem osób objętych podmiotowo niniejszą procedurą, Spółka podejmuje niezwłocznie działania dyscyplinujące względem osoby lub osób, które dopuściły się ww. działań odwetowych.

XIII. Odpowiedzialność Zgłaszającego

Dokonywanie zgłoszeń, pomimo wiedzy Zgłaszającego, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega karze grzywny, karze ograniczenia wolności albo karze pozbawienia wolności do lat 2.

XIV. Zgłoszenie zewnętrzne

  1. Zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania Zgłoszenia wewnętrznego.
  2. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub do właściwego dla danej kategorii naruszenia organu publicznego.

XV. Postanowienia końcowe

  1. Za skuteczność niniejszej procedury odpowiada Zarząd Spółki.
  2. Procedura podlega bieżącym modyfikacjom oraz cyklicznym przeglądom, lecz nie rzadziej niż raz do roku.
  3. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia w sposób zwyczajowo przyjęty w Spółce tj. od dnia ogłoszenia go w HRSys i poinformowania o tym fakcie osób związanych relacją zawodową ze Spółką, pocztą elektroniczną.

XVI. Załączniki

Załącznik nr 1 - Wzór oświadczenia o bezstronności członków Komisji Wyjaśniającej



Załącznik nr 1 do Procedury

OŚWIADCZENIE O BEZSTRONNOŚCI

dotyczące Zgłoszenia -................................……….

Ja niżej podpisana/-y, niniejszym oświadczam, iż nie są mi znane żadne okoliczności, które mogłyby wywołać uzasadnioną wątpliwość co do mojej bezstronności w pracach Komisji Wyjaśniającej, powołanej w sprawie objętej Zgłoszeniem.

Zapewniam prowadzenie przeze mnie Działań Następczych w sprawie, kierując się kryteriami wolnymi od subiektywnych ocen oraz opartych na obowiązującym prawie.

W przypadku zaistnienia w trakcie działania Komisji Wyjaśniającej okoliczności prywatnych lub zawodowych uzasadniających wątpliwości co do mojej bezstronności w sprawie, zobowiązuję się niezwłocznie powiadomić o nich Pełnomocnika i pozostałych członków Komisji oraz wyłączyć się od udziału w dalszych pracach Komisji Wyjaśniającej.


Załącznik nr 2 - Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z Procedurą

Załącznik nr 2 do Procedury

.........., ........... r.

(miejscowość, data)

..................

(imię i nazwisko)

..................

(stanowisko)

..................

(dział)

................

................

................

(Spółka)

Oświadczenie o zapoznaniu się z Procedurą zgłoszeń wewnętrznych

Oświadczam, że zapoznałem/zapoznałam się z Procedurą zgłoszeń wewnętrznych obowiązującą w Spółce ................................................., i zobowiązuję się do jej przestrzegania.



..........................................................

(data i podpis)


Załącznik nr 3 - Klauzula informacyjna dla Zgłaszającego - wzór



Załącznik nr 3 do Procedury

Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych Sygnalisty

W wykonaniu obowiązku informacyjnego wynikającego z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE o nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L. z 2016 r. Nr 119, s. 1, z późn. zm.) - dalej RODO, informujemy, iż:

  1. Administrator: Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest ……. z siedzibą w …, ul. ….., ……………, zarejestrowana przez Sąd Rejonowy w …………… …. Wydział Gospodarczy pod numerem ……………., NIP: ……………, adres e-mail: …………………….
  2. Kontakt z inspektorem ochrony danych: Może się Pani/Pan skontaktować z inspektorem ochrony danych ………….pod adresem e-mail: …………………….
  3. Cele i podstawa przetwarzania:

    Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w następującym celu:

    • realizacji obowiązku prawnego administratora, jakim jest przyjmowanie, weryfikowanie oraz wyjaśnianie zgłoszeń naruszeń prawa w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 poz. 928) - dalej „Ustawa”.

    Podstawa prawna przetwarzania wynika z art. 6 ust. 1 lit. c RODO

  4. Odbiorcy danych: Administrator zapewnia poufność Pani/Pana danych w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych w związku z obsługą zgłoszeń.
  5. Okres przechowywania: Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia są przechowywane przez Administratora nie dłużej niż przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze w związku z przyjętym zgłoszeniem lub zakończono postępowania zainicjowane tymi działaniami.
  6. Pouczenie o prawach: Posiada Pani/Pan prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/Panu także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.
  7. Prawo do skargi: Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
  8. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu związanym z automatycznym podejmowaniem decyzji.
  9. Pani/Pana dane nie będą udostępnione do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
  10. Podanie danych jest niezbędne do przyjęcia i rozpatrzenia zgłoszenia. Zgłoszenia niezawierające imienia, nazwiska, danych kontaktowych, podpisu Dokonującego Zgłoszenie lub zawierające fałszywe dane będą traktowane jako anonimowe i nie będą rozpatrywane.

Załącznik nr 4 - Klauzula informacyjna dla osób wskazanych w Zgłoszeniu - wzór

Załącznik nr 4 do Procedury

Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych osoby wskazanej w zgłoszeniu naruszenia prawa

W wykonaniu obowiązku informacyjnego wynikającego z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE o nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L. z 2016 r. Nr 119, s. 1, z późn. zm.) - dalej RODO, informujemy, iż:

  1. Administrator: Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest ……. z siedzibą w …, ul. ….., ……………, zarejestrowana przez Sąd Rejonowy w …………… …. Wydział Gospodarczy pod numerem ……………., NIP: ……………, adres e-mail: …………………….
  2. Kontakt z inspektorem ochrony danych: Może się Pani/Pan skontaktować z inspektorem ochrony danych ………….pod adresem e-mail: …………………….
  3. Cele i podstawa prawna przetwarzania:
  4. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w następującym celu:
    • realizacji obowiązku prawnego administratora, jakim jest przyjmowanie, weryfikowanie oraz wyjaśnianie zgłoszeń naruszeń prawa w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 poz. 928) - dalej „Ustawa”.
    Podstawa prawna przetwarzania wynika z art. 6 ust. 1 lit. c RODO
  5. Źródło pochodzenia danych: Pani/Pana dane osobowe otrzymaliśmy w zgłoszeniu naruszenia prawa. Z uwagi na przepisy art. 8 ust. 5 Ustawy dane osobowe osoby zgłaszającej naruszenie prawa nie mogą być Pani/Panu ujawnione.
  6. Kategorie danych: Administrator w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa przetwarza następujące kategorie Pani/Pana danych osobowych: …………………………………………………………………………………………
  7. Odbiorcy danych: Administrator zapewnia poufność Pani/Pana danych w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych w związku z obsługą zgłoszeń.
  8. Okres przechowywania: Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia są przechowywane przez Administratora nie dłużej niż przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze w związku z przyjętym zgłoszeniem lub zakończono postępowania zainicjowane tymi działaniami.
  9. Pouczenie o prawach: Posiada Pani/Pan prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/Panu także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.
  10. Prawo do skargi: Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
  11. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu związanym z automatycznym podejmowaniem decyzji.
  12. Pani/Pana dane nie będą udostępnione do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
PROCEDURA, stanowiąca załącznik nr 1 do POROZUMIENIA W SPRAWIE USTALENIE WSPÓLNEJ PROCEDURY ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH SYGNALISTÓW
vectra-logo Grupa VECTRA 1/20
Procedura zgłoszeń wewnętrznych GKV
Wersja 1.0
Właściciel procedury: Kierownik Działu Compliance
Departament Bezpieczeństwa, Compliance i Ochrony Informacji 		2024-09-12